ミニマム コラム

執着せず。最低限のモノで。日常の共感。

メールの整理方法の話をする

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仕事でメール使ってますよね?使ってなくても読んでくださいね。

 

パソコン内が整理できない人

仕事柄、人のパソコンを覗くことが多いんですけど、メールって受信ボックス置いたままの人が多いですね。デスクトップに隙間ないくらいにアイコン並べてる人も多いです。これは年配の人に多いような気がします。整理整頓が苦手なんだろうなって思います。

 

全てのメールを受信ボックスに置いたままにしておくと、当然ながらメールは増えていく一方です。そのメールが何の仕事に対するメールなのか?はたまた、終わった仕事なのか、これから行う仕事なのか?などがわかりにくくなりますね。

 

件名で判断するよって人もいるかもしれませんが、みんながわかりやすい件名をつけてくれるわけでもないですよね。中には「こんにちは。」って件名の人もいます。「いーよ、挨拶なんて」って思います。

 

ジョブ毎にフォルダ分けする

わたしの場合は、ジョブごとにフォルダを作っています。終わった仕事からジョブごとのフォルダに格納していくわけです。もちろん、必要のないメールは即ゴミ箱行き。受信トレイに残っているメールがこれから行うべき仕事なんで、自分のやるべきことが見えやすいんですよね。

 

ジョブごとにメールをわけておくと、必要なメールが探しやすくなります。そういう意味では、メールも保存期間決めて、それ過ぎたら削除した方がいいんだと思います。3年も4年も前のメールなんて見ないですよ。毎日多くのメールが送られてきます。それをさばくだけでも大変です。

 

捨てられないメールはどうするか?大切なメールはメモ帳などを使って、再編集しておくと、ちょっとした資料になります。それを他の人と共有できるようにしておけば、もっと役に立つかもしれません。

 

メールも必要以上に持たない

必要以上に持たないという考え方はモノと一緒ですよね。メールも1年見ることがなかったら、もう見ないんです。いやー、消してしまって、もしなにかあったときにー。とか思ったら、それは悪い癖ですね。なにかってなにがあるんですか?そのメールがなくて困ることがあるんですか?そこまで大事な内容なら、メールじゃなくて、きちんと資料として残しましょうよ。はい、これ、自分に言い聞かせました。

 

メール整理も立派な仕事です。気分転換がてら、メール整理をしてみてはいかがでしょう?

 

ではー。

 

 <捨てたらええねん>